第一章  总则

第一条  为了认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和国务院批准的《科学技术档案工作条例》，使我院的科研管理工作走上科学化、制度化的轨道，更好地为教学、科研及其他各项工作服务，特制定本办法。

第二条  科研档案是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，各系（部、所）要按照统一管理科研档案的基本原则，加强领导，把科研成果档案管理与课题管理、成果管理紧密结合起来。

第三条  科研档案工作应贯穿科研工作的始终，实行“四同步”管理。即下达任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步；上报登记、评审科研成果与档案部门科研课题归档同步。

第二章  科研档案的归档范围

第四条  科研档案是指科学研究管理和实践活动中直接形成的有保存价值的申报材料、论证材料、审批材料、检查形成的各种材料、图片、音像资料、画册、谱例和成果鉴定材料等。科研工作人员应根据科研进程做好材料的收集归档。

（一）科研准备阶段

课题申请书、可行性研究报告、论证报告、课题审批文件、计划任务书、开题报告、合同书、协议书、工作计划、实施方案。

（二）研究阶段

1.各种载体的重要原始记录、课题工作日记；

2.阶段性工作小结、中期检查报告、年度检查报告、研究过程中的事故处理报告；

3.关键的工艺设计、图片、图纸、音像；

4.中断的原因及处理报告。

（三）总结鉴定及验收阶段

1.课题结题报告、研究报告、研究论文、专著；

2.成果鉴定申请书、鉴定书或验收证书、鉴定或验收意见原件、结题通知书或文件。

3.经费收支及决算材料。

（四）成果奖励申报阶段

1.成果登记和奖励申报材料及审批材料、证书；

2.推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

各系（部、所）要从实际出发，在以上归档范围的基础上，根据不同学科、不同科研类型科研工作的特点，提出本部门的科研归档范围。

第三章  科研档案的管理

第五条  科研档案是学院向上级有关部门汇报科研工作的重要依据。科研档案实行院、系两级管理的原则，由科研处统一管理，按分工各负其责。

1.科研处和各系（部、所）应指定专人负责科研档案的归档立卷工作。各系（部、所）的科研档案工作，由分管科研的领导主管，实行课题负责人立卷归档责任制，并由科研秘书具体督办科研材料的收集和整理。

2.科研档案整理，应完成一项归档一项，每年12月30日为当年科研成果归档截止日期，学术刊物的跨年发行情况除外。

第六条  各系（部、所）应于当年12月至次年1月完成本单位的科研统计工作，除按时向科研处上报年度科研统计报表（纸质）档外，还须在学院“全国普通高等学校科技年报系统”中填报相关信息和数据。

第七条  院级以上（含院级）科研项目及受学院出版基金资助的学术专著由科研处负责整理及建档。系（部、所）教职工发表的论文、译文、调查报告，系级科研课题及个人出版的学术专著由系（部、所）负责整理及建档。

第八条  著作、教材（包括翻译教材）类科研成果，须经出版社正式出版后方可归入科研档案，并附成果一册。对于仅参加部分章节的编写者，也可按此办法办理归档手续；学术论文、译文、调查报告类科研成果，必须是在公开发行的报刊上发表，正式刊登后即可填写归档登记表，并附成果一份。附成果时应包括刊物封面和目录（复印件亦可）。

第九条  对于我院承担的协作课题，应保存自己承担的科研任务所形成的科研文件材料，并将有关文件的复印件送交主持单位。

第十条  如有关人员中途调离学院，在调动之前，须将本人承担的科研任务所形成的文件材料进行整理，并向课题组移交，经验收合格后，方可办理调离手续。

第十一条  科研档案的利用和借阅

本院人员凭院领导签条借阅，院外人员凭单位介绍信借阅。

第四章  附  则

第十二条   本办法自发布之日起执行。由科研处负责解释。